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Sí, es legal utilizar tu firma escaneada para dar rúbrica a documentos oficiales como un contrato laboral o uno de alquiler. La ley vigente, eso sí, establece distintos tipos de firma para interactuar con administraciones, empresas y otros ciudadanos. Echamos un vistazo al barullo legal para ver a qué atenernos en cada caso.
Según nos resume Samuel Parra, abogado especializado en protección de datos y asuntos digitales en ePrivacidad.es, este tipo de firmas están reguladas por un Reglamento europeo, en concreto el número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014. Ahí te dejamos el link por si quieres echarle un vistazo en profundidad por tu cuenta.
En esta normativa sobre la firma electrónica, según aclara Parra, estaría contemplada “esa imagen escaneada de la firma” en cualquiera de sus variantes. Por tanto, si tienes que rubricar un documento y se da la situación de que las dos partes se encuentran en localidades diferentes, no te preocupes: puedes escanear tu firma con todas las garantías legales.
Ahora bien, el Reglamento europeo que regula este proceso también contempla la firma electrónica avanzada. Para entendernos, este trámite supone ir un paso más allá en la seguridad de la firma y su autoría. Debe cumplir los siguientes requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única: es decir, que exista un control que asegure la autoría de la firma como datos biométricos de la cara del firmante o un sistema de contraseñas de un solo uso, por citar dos ejemplos.
- Permitir la identificación del firmante, algo que en la firma electrónica simple no pasa (ya que solo escaneando la firma existe la posibilidad de que el garabato no aclare de manera precisa quién ha elaborado la rúbrica).
- Que los datos de creación de la firma electrónica ofrezcan “un alto nivel de confianza” a la persona que firma y garanticen su “su control exclusivo” sobre el proceso.
- Que el proceso cuente con la seguridad suficiente como para que cualquier modificación posterior del documento pueda ser detectable.
Según aclara el portal especializado Electronic IDentification, este tipo de firmas suelen ser habituales en gestiones como la apertura de cuentas bancarias o contrataciones de hipotecas, trámites relacionados con el turismo o la movilidad entre países o procesos de participación ciudadana en políticas públicas.
Una vez analizadas las firmas electrónicas simple y avanzada, hay que aclarar que todavía existe una tercera vía para firmar los documentos a distancia: la firma electrónica cualificada.
¿Y qué diferencia a esta última de las dos primeras? Básicamente, la cualificada debe respetar los cuatro mismos requisitos que la avanzada, añadiendo un matiz a la hora de realizarla. Citando de nuevo al portal Electronic IDentification, para hacer este tercer tipo de rúbrica “se utiliza un dispositivo cualificado de firmas electrónicas, un hardware específico y regulado por la legislación que debe tener el firmante”.
El ejemplo más claro de este dispositivo cualificado es el DNI electrónico, un documento necesario para firmar multitud de trámites en la Sede Electrónica de la Administración.
A modo de resumen, Parra explica que pese a la existencia de las firmas avanzada y cualificada, la simple (que puede ser la manuscrita escaneada de toda la vida) tiene los mismos efectos legales que si estuvieras rubricando presencialmente el papel.
“A la firma electrónica simple se le reconoce una presunción de veracidad y si alguien considera que está falsificada o impugna ese documento, se procederá conforme a lo establecido en el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Esto es, se deberá peritar o cotejar la firma para comprobar si efectivamente fue falsificada o no. Por tanto, aunque solo la firma electrónica cualificada equivale a la ‘manuscrita’ de puño y letra, las otras dos también despliegan efectos jurídicos y por tanto serían válidos”, concluye.
Primera fecha de publicación de este artículo: 22/03/2021
